Sa razvojem tehnologije, imamo utisak da se načini i kanali komunikacije menjaju iz dana u dan, pogotovo na radnom mestu i pogotovo u IT industriji. U današnjem digitalnom svetu postoje dve primarne forme komunikacije: sinhrona i asinhrona, i iako su obe varijante uveliko u upotrebi i obično se kombinuju, postoje određene razlike među njima koje ih čine prikladnima za određene slučajeve, ali i ne toliko prikladnima za neke druge.
Sinhrona komunikacija (kao što joj i sama reč kaže) podrazumeva komunikaciju dve ili više osoba u realnom vremenu, npr. video konferensing, razgovor telefonom, instant messaging servise odnosno aplikacije (Viber, WhatsApp, Telegram, Skype, Discord, Messenger i svima nam omiljeni Slack), i chat rooms (društvene mreže često imaju ovu opciju za svoje korisnike, kao što je npr. programerima omiljeni Reddit). Prednost sinhrone komunikacije je mogućnost interakcije “uživo”, što je idealno za situacije kada nam je potreban brz odgovor (kao što je to slučaj kod upita klijenata odnosno kupaca) ili brza odluka, ideja, provera i sl.
Za razliku od sinhrone, asinhrona komunikacija ne zahteva interakciju u realnom vremenu i sagovorniku daje vremena da pripremi i pošalje odgovor ili reakciju. Primeri ovog tipa komunikacije su email i alati za Project Management (Jira, Asana, Trello, itd.), gde korisnici jedni drugima mogu ostavljati poruke i apdejte kada njima to odgovara (u okviru rokova naravno) i ne očekuju instant odgovor na iste.
DISCLAIMER: Za ovaj uvodni deo teksta uveliko su zaslužni beta.openai koji nam je spremio (vidi sliku gore) jedan sasvim fin tekst o razlikama između sinhrone i asinhrone komunikacije, a njegova bolja i usavršenija verzija ChatGPT nam je razjasnila jednom zasvagda pomalo konfuzno navođenje Slacka negde kao alata za sinhronu, a negde za asinhronu komunikaciju. I iako mašine očito mogu mnogo da nam pomognu kod kreiranja raznih vrsta kontenta, ipak je izgleda potrebno neke tvrdnje veštačke inteligencije provući kroz ljudski filter (mozak i manuelno guglanje), ponegde dodati neki pridev, epitet, upotrebiti poneki sinonim, malko ulepšati i generalno uraditi sve ono za šta ai alati nisu još uvek spremni.
Ok, to su nam rekle mašine, ali šta kažu ljudi?
Pitali smo nekoliko naših kolega u Ingu kada i za koje namene koriste Slack, kada email, kada sastanak i zašto, i evo šta su nam oni rekli:
Marko, Marketing Manager:
“Slack - za brzo rešavanje relativno hitnih situacija, za neobavezno ćaskanje s kolegama, za učešće u raznovrsnim kanalima, za dogovor oko poslova/taskova kad nije potrebno da postoji opširniji pisani trag, kad je to nešto što se dešava "sada" i može da se reši brzo, kada se radi 1-na-1 ili u maloj grupi...
Email - za sve što je "projekat", traži detaljnije objašnjenje, ne dešava se odmah, i potrebno je da smo sigurni da je više ljudi informisano/uključeno u komunikaciju... Nikako za momente kad je hitno - na mejl ne očekujem odgovor brzinski, do 3 dana od slanja mejla mi je ok, preko toga nije (mada sam navikao i na to).
Sastanak - što ređe. Retko kad je sastanak potreban da bi se informacije iz mejla prenele. 90% taskova/projekata može da definiše pisanim putem. Sastanak je super za brainstorming i slične razmene informacija, znanja i sl. odnosno onda kada se ostvaruje sinergetski efekat koji se mejlom nikad ne može uspostaviti. Za kickoff bitnog projekta da ali kao nastavak pisanog traga, da se razjasne nedoumice... Onda kada treba nešto reći licem u lice, odnosno kada je potreban ličniji kontakt.”
Anonimni (verovatno) Project Manager:
“Slack koristim za kratke razgovore i sinhronizaciju sa timom gde nije potreban uvid u kod kao i za pitanja nevezana za projekat. Email vrlo retko koristim, samo za neke bitne stvari i da se ispoštuje komunikacija sa nekim sa kim retko komuniciram. Za duže razgovore koji uključuju i tehničke diskusije oko projekta, koristim najviše google meet sastanke jer se tako najbolje objasnimo.”
Nevena, QA Tester:
“Slack najčešće koristim kao sredstvo komunikacije, i po mom misljenju najjefikasnije je sredstvo za kraća instant dopisivanja. Mail kao sredstvo komunikacije retko koristim - koristila bih ga više ako bi bilo potrebe za nekom oficijelnom komunikacijom npr. sa nekim van firme. Google Meet - koristim u situacijama kada je potrebna neka vrsta analize, ili prezentovanja nečega ili jednostavno dogovora, kao i u slučaju kada je više osoba uključeno u komunikaciju. Smatram da Google Meet predstavlja najbolji odnos izmedju utrošenog vremena i dobijenih/podeljenih informacija.”
Mirjana, Employer Branding Manager
“Slack koristim nešto više od 2 godine, i iako je jako zgodan za te brzinske dogovore, zaključila sam da nije koristan (upravo suprotno) kod stvari tipa: postavljanje zadataka ili zahteva ka meni, jer mi uz, ogroman obim poruka koje iskaču na njegovih zilion kanala (u većinu kojih sam, kao Employer Branding Manager uključena), ovakve stvari jednostavno promaknu. Tako da, osim tog opšteg zaključka da je Slack pogodan za brze dogovore i odgovore, želim da dodam i da nikad ne postavljate ljudima zadatke preko Slacka, osim ukoliko taj zadatak nije moguće instantno realizovati. Tako da sam kolege i koleginice uspešno za ovu vrstu komunikacije divertovala na email. A email - nešto kao zabranjena reč u Ingu :) Dobro, ne baš zabranjen, ali definitivno ne mnogo popularan alat za komunikaciju u našoj firmi, i to iz prostog (i opravdanog) razloga što većina ljudi u projektnim timovima koristi Jiru za većinu komunikacije vezano za projekte (a za ostalo sastanke), pa email proveravaju izuzetno retko (hence, ova Markova observacija da na odgovor na email ponekad čeka predugo), tako da nije retka situacija da ljude preko Slacka obaveštavamo da smo im poslali email :) Ali za mene koja sam dosta godina radila u korporativnom okruženju, email je definitivno alat koji mi služi i kao svojevrsna to-do lista, kao i trag o svemu na čemu radim, eksternim kontaktima, dakle - kao neka mala priručna arhiva aktivnosti. I nije agresivan kao Slack npr. koji nas, slično kao i Viber i WhatsApp, trista puta dnevno prekida u nečemu što radimo i tako nam prekida tok misli odnosno Flow (isključivanje Slack notifikacija kada radiš nešto za šta ti treba puno fokusa je iz Raja izašlo). Online sastanke ne obožavam previše (PTSD iz vremena korone), ali su oni neophodnost za remote-first firme kao što je Ing, s tim da se trudim da ih (osim ako se ne radi o brainstormingu, strateškom planiranju, izveštavanju, i sl.) tajmboksujem na pola sata maksimalno.”
Za kraj, evo prevoda jednog finog zaključka na ovu temu našeg diplomatski-nastrojenog prijatelja ChatGPT-a: “I sinhrona i asinhrona komunikacija imaju svoje prednosti i mane i važno je da timovi odaberu miks komunikacionih alata koji najbolje ispunjava njihove potrebe i najbolje se uklapa u njihov workflow.”
A šta vi najčešće koristite za komunikaciju na radnom mestu i zašto?
