Da li ti se javlja osećaj da jednostavno ne postižeš da postigneš sve što želiš - što na poslu, što u privatnom životu, a onda pogledaš ljude oko sebe, i neki od njih deluju kao da imaju supermoći: nekako stižu i da rade, i da rade na sebi, i u teretanu, i da se vide sa prijateljima, i svašta još nešto pored toga? A kada ih pitamo kako: uvek je odgovor dobra organizacija vremena. Kakva dobra organizacija vremena? Šta je to? Upravljanje vremenom je odgovor. Postoje aplikacije, metode i tehnike za efikasnije upravljanje vremenom (čitaj razne supermoći), na koje se svi manje-više lako naviknu, nakon što ih uvedu u svoju svakodnevnicu, a samim time i postaju značajno produktivniji u svakom smislu.
Ne mogu da pričam u ime drugih, ali mogu da iznesem šta je pomoglo meni.
Svest o prokrastinaciji. Prokrastinacija je sve ono što radiš da izbegneš da radiš ono što treba (da, ovo uključuje i čišćenje kuće u sred ispitnog roka, ali i “pogledaću šta ima na instagramu samo na par minuta pre nego što započnem task”). Jako je važno na početku uhvatiti sebe kada prokrastiniramo: kod mene je radilo pisanje koliko sam vremena koje je moglo da bude efektivno iskorišćeno na “bitne” stvari protraćila u aktivnostima koje me ne vode ka ostvarenju cilja (šta god on bio u tom trenutku). Moje liste su imale par sati na mrežama, bezumno listanje po mail-ovima i čišćenje inboxa, pranje sudova i slične stvari.
Onemogućiti sebe da prokrastiniramo. Kada stvorimo svest koje su to aktivnosti koje nam odvlače pažnju, potrebno je da nađemo način da se sprečimo u obavljanju istih tokom dana.
Lični primer: u ispitnim rokovima sam deaktivirala mreže (ako moram da uložim malo napora, razmisliću da li ću to da radim), sudove se trudim da operem svako veče tako da me ujutru dočeka prazna sudopera, mailbox čistim na početku i kraju radnog dana - i privatni i poslovni, i slično. Naravno, mogla bih da brišem prašinu kad nema sudova u sudoperi, ali ponovo - moram da razmislim i nije prokrastinacija po navici. Dodatno mi je pomoglo pravilo tri minuta: ako vidim nešto što može da se uradi, čim ga primetim, i treba mi manje od 3 minuta da uradim - radim odmah po inerciji (nameštanje kreveta čim ustaneš iz njega, brisanje klub stočića čim podigneš sve čaše sa njega, poneseš smeće svaki put kad izlaziš iz kuće, itd). Ovo nekako sprečava da se stvari nagomilaju, i samim time deluje kao da ima manje posla za uraditi.
Dodatna tehnika dobra za motivaciju je pravilo 7 minuta - daj sebi 7 minuta da počneš zadatak koji ne želiš da radiš, velike su šanse da ćeš da nastaviš.
Rutina je takođe jako dobar pomoćnik u organizaciji vremena - ustajanje u manje-više isto vreme, odlazak u krevet u manje-više isto vreme, rad u manje-više isto vreme, pauze u isto vreme, trening u isto vreme, itd. Naš mozak voli rutinske operacije, brzo se navikava na rutinu i to značajno olakšava motivisanje za zadatke koji se ponavljaju: prosto, ako ne odeš npr. Na trening ponedeljkom posle posla, osećaš se kao da ti nešto fali.
Planiranje vremena unapred. Ovo možete da postignete planiranjem aktivnosti u toku prethodne nedelje (preporučujem zapisivanje u rokovnik, kalendar i sl., meni to dođe kao ugovor sa samom sobom i onda stvori osećaj odgovornosti) ili dan za danom - uveče pred spavanje. Takođe predlažem to do liste sa checkboxovima, koje služe kao podsetnik za sve aktivnosti (pa i pranje sudova, veša, šetnju) jer se javlja neka vrsta zadovoljstva kad udariš štiklicu nakon obavljene aktivnosti.
Stvari koje često zaboravljate - pišite u podsetnike ili specijalne aplikacije za to. Sve što je zakazano u određeno vreme, čim zakazujem ubacujem u google kalendar, sa podsetnikom sat vremena ranije, pa prepišem u rokovnik za taj dan. Čim vidim da nešto fali u kući, dodam u Notes aplikaciju na telefonu (da, sa checkbox-ovima), na spisak za kupovinu. I onda kada “usput” svratim u prodavnicu, neću morati da se vraćam ponovo samo za šećer.
O povećanju produktivnosti na poslu već pisah, pa ne bih da se ponavljam kada su u pitanju pomodoro tehnika i pareto princip, ali dodala bih da je pametno da imate odvojeno vreme za čitanje i odgovaranje na mail-ove (uz jutarnju kaficu i na kraju radnog dana, po 15 minuta, za mene), i da imate bar 2 sata dnevno fokusiranog rada - što se mene tiče, mutiram telefon, na Teams-u promenim status, ne stižu notifikacije, i radim u miru. Od ostalih navika - najveći, najnezgodniji zadatak se trudim da radim ujutru, dok mi je mozak svež.
Hitno/bitno matrica je dobra tehnika za prioritizovanje zadataka, kada planiramo vreme (što privatno, što poslovno). Sada, ako koristite rokovnik - zadaci koji su i hitni, i bitni, idu u prvi slobodan termin. Zadaci koji su bitni, ali nisu hitni se planiraju za kasnije - neki termin u toku meseca. Zadaci koji nisu bitni, ali su hitni idu na čeklistu kao podsetnik da delegiraš: “Pozovi perionicu da zakažeš termin”, i rade se u slobodnih 5 minuta. Zadaci koji nisu ni hitni, ni bitni… nisu zadaci koji treba da te brinu, zar ne?
I meni lično najkorisnija tehnika jeste timeblocking tehnika. U mom rokovniku postoji blok za posao, koji dalje delim na kutijice sa različitim brojem sati, blok za aktivnosti van posla kao što je sređivanje stana, rad na sebi itd, takođe podeljen na kutijice, blok za aktivnosti sa prijateljima i porodicom, vreme za sebe.
Postoji još gomila sjajnih tehnika, koje će ti lično možda više prijati, pa savetujem da ih izučiš, probatš i javiš ako neka radi. Takođe, kada odlučuješ koju tehniku da pokušaš, može da ti znači dijagram toka odavde, jer ne radi za svakog čoveka ista tehnika na isti način.
Srećno. A ako koristiš neku caku/tehniku/aplikaciju koju bi podelio/la jer tebi znači za upravljanje vremenom - bacite komentar. Možda nekom posluži.
1 komentar