Svaki programer koji je zahvaćen “agilnim” načinom rada, a i svim njegovim derivatima koje srećemo u divljini, sigurno prisustvuje redovnim dnevnim sastancima. Takozvani “dejli” je uglavnom smešten negde u pre podne, i u zavisnosti od veštine “scrum mastera” ili neke odgovorne figure, ume različito da traje.
Trajanje dnevnog sastanka je uglavnom rastrzano između dve suprotstavljene struje: imamo srednji menadžment, odnosno, ljude koji ne programiraju, i imamo ljude koji samo hoće da kuckaju i da ih ostave na miru.
Jedni će hteti podrobno da raspakuju odluke i trenutni status projekta, a drugi će, da, pogodili ste, samo hteti da kuckaju svoje zadatke i da ih ostave na miru. Tu moramo razumeti da ljudi koje zanima status projekta, žele što jasniju sliku, jer im je uglavnom primat da prenesu tu sliku što vernije na ostatak organizacije.
S druge strane, na programeru leži odgovornost da zadatak sažvače u glavi i iskuca, te mu naizgled suvišno detaljisanje oko projekta samo oduzima pažnju i dragoceno vreme.
Pokušaću da sumiram šta se dobija kraćim dnevnim ritualima i kako postojeće rituale usmeriti ka tome, a, iz mog programerskog ugla - iako preferiram kratke sastanke, pokušaću da se igram đavoljeg advokata i prikažem prednosti podrobnije komunikacije.
Kraći sastanci su efikasniji
Kraći dnevni sastanci su omiljeni među programerima. Možda glavni razlog tome je što povećavaju efikasnost - kratak sastanak je kao kratki predah uz kafu, ne zamara psihički i otvara taj deo dana za rad na konkretnim zadacima. Takođe, očekivanje kratkog sastanka forsira ljude da se maksimalno fokusiraju, informacije će biti kratke i jasne!
Možda neočekivani nusproizvod ovakvog tipa sastanka je povećana posećenost. Ljudi će duge sastanke povremeno propuštati ukoliko znaju da ne mogu da se pridruže sastanku u celosti, a za desetominutni brifing svako može da nađe vremena (i energije!). Na posletku, kratki sastanci su, kada razmislimo o tome, poziv na odgovornost i bolju komunikaciju. Kada se očekuje rečenica ili dve kao status, gotovo je nemoguće zabušavati i dati neki izgovor (a da to odmah ne štrči).
Ukoliko ste odgovorni za sastanak evo i nekoliko načina da se vreme sastanka skrati:
- Održavajte tok razgovora “fokusiranim”: šta smo postigli, šta je isplanirano za danas, šta su blokeri i potencijalni izazovi - sve izvan ovoga je tema za manje grupe koje mogu da komuniciraju i van sastanka.
- Apelujte na kolege da se pripreme na rečenicu ili dve koje jasno oslikavaju njihov trenutni status i da se suzdrže dugih opisa procesa koji ne dotiču ostatak tima
- Ograničite vreme diskusije - ukoliko neka rasprava počne, zamolite kolege da to rade van dnevnog rituala u posebnom kanalu
- Koristite vizualna pomagala, postoje mnogi alati, a korisno je i imati otvoren agilni “board” koji nameće određen red izlaganja i oslikava progress
- Ograničite broj zvanica - sastanci su generalno neefikasan način komunikacije za velike grupe, možda nije potrebno da svako prisustvuje svaki dan.
- Ograničite vreme i najavite to vreme kolegama
Duži sastanci za veću transparentnost
S druge strane, možda baš vašem projektu, ili bolje rečeno, vašoj fazi projekta odgovaraju duži, izdašniji dnevni sastanci. Iako nisu omiljeni kod programera, čak i duži dnevni sastanci nose svoje pogodnosti.
Duži sastanci su bolji na početku projekta ili implemnetacije neke kompleksne funkcionalnosti. Dozvoljavaju dublje diskusije koje se potencijalno tiču cele ekipe. Imamo prostor za komunikaciju članova koji ne komuniciraju tako često, ovo je lepa prilika ukoliko je tim tek sastavljen.
Takođe, kad smo već kod komunikacije - svako komunicira na svoj način. Neki ljudi jednostavno neće podeliti sa timom da se muče sa nekim izazovom ukoliko im ne damo prostora da se baš raspričaju. Na posletku, imamo veću transparentnost - dobijamo uvid u to šta kolege rade, šta im je ekspertiza, i samim tim, dobijamo ideje na koje sve načine mogu da nam pomognu u budućnosti.
Ako mislite da je ovo rešenje za vaš projekat, postoji nekoliko saveta kojima može da se produži vreme dnevnog sastanka:
- Osmislite tok sastanka i pripremite beleške - koje tačno teme želite da obradite
- Ohrabrujte učestvovanje u diskusiji
- Dozvolite razgovore koji služe da se neka problematika raščivija, nema potrebe za posebnim kanalima komunikacije, problem rešavamo SADA
- Koristite vizuelna pomagala poput prezentacija ili ubacite demonstraciju neke funkcionalnosti/procesa
- Insistirajte na povratnim informacijama!
Generalno, ja sam lično uvek za kraće, više fokusirane sastanke i 1 na 1 komunikaciju van sastanka. Smatram da se tako bolje grade odnosi u timu, a dan se počinje efektivnim sastankom koji ne oduzima nikome previše vremena i energije. Ovo ume da ima pozitivan efekat na uigranu ekipu. S druge strane, neki periodi zahtevaju da dnevni ritual potraje, da se ceo tim dovede “na istu talasnu dužinu” i da se dosegne neki “bazni” nivo transparentnosti.
Bilo kako bilo, sastanci su nužno zlo kada broj članova na projektu poraste, a paralelno imamo potrebu da se krećemo brže i polažemo račune ljudima koji imaju poslovnu potrebu za našim proizvodom.
Najbolji savet koji mogu dati je, skuvajte kafu, pripremite se za sastanak i imajte ispred sebe nek beleške - bilo da je sastanak dugačak ili kratak, razgovor ume da nas dekoncentriše i često možemo da smetnemo sa uma nešto važno. Poštujte svoje i tuđe vreme i uvek pokušajte da uvažite mišljenje kolega.